association’s rules
Executive summary
Helsinki Games Capital’s by-laws are written in Finnish but here are the most important parts:
Purpose - support the capital area game developer’s community, business and culture
NGO - the association does not produce financial gain to its members or staff
Membership eligibility - only companies, associations, schools and other legal entities may join as members (not individual people). You must have active interests in the games industry. Memberships are approved by the board of directors.
Board of directors - the board is selected by members in the yearly general meeting. Board members are ultimately responsible for running the association.
If you have any questions about the association or the way it is run, please don’t hesitate to contact us!
Yhdistyksen säännöt
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Helsinki Games Capital ry ja sen kotipaikka on Helsinki.
2. Yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot
Yhdistyksen tarkoituksena on edistää pääkaupunkiseudun pelitoimijoiden yhteisöä, toiminnan kasvua ja kulttuuria.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys voi mm:
harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa
tehdä esityksiä ja aloitteita sekä edustaa muutoin pääkaupunkiseudun pelitoimijayhteisöä
antaa lausuntoja ja vaikuttaa julkiseen päätöksentekoon ja rahoitukseen
pitää yhteyttä kansainvälisesti muihin samoihin tarkoitusperiin pyrkiviin yhdistyksiin ja muihin yhteisöihin
järjestää vierailuja, luentoja, kokouksia ja tapahtumia
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja perintöjä sekä omistaa toimintaansa varten tarpeellisia kiinteistöjä ja irtainta omaisuutta. Yhdistys voi kuulua jäsenenä kotimaisiin ja ulkomaisiin yhdistyksiin ja yhteisöihin, joiden tarkoitus vastaa yhdistyksen tarkoitusta tai on sitä lähellä.
Yhdistyksen tarkoituksena ei ole toiminnallaan tuottaa jäsenilleen voittoa eikä muuta taloudellista ansiota.
3. Jäsenet
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä pelitoimialalla tai siihen liittyvällä alalla liiketoimintaa harjoittava oikeuskelpoinen yhteisö mukaan lukien pelitoimialan oikeuskelpoiset koulutus- ja tutkimuslaitokset sekä pelitoimialalle palveluja tarjoavat oikeuskelpoiset yhteisöt tai muut oikeuskelpoiset yhteisöt, joilla on pelitoimialaan liittyviä intressejä.
Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Jäsentä edustaa kyseisen jäsenyrityksen kulloinkin nimeämä yksityishenkilö (yhteyshenkilö).
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai on muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai jäsenen edustaja on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5. Liittymis- ja jäsenmaksu
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää hallitus.
6. Hallitus
Yhdistyksen asioista vastaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja vähintään kolme (3) ja enintään kahdeksan (8) muuta varsinaista jäsentä sekä enintään vastaava määrä varajäseniä.
Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä joko paikanpäällä tai etäyhteyden kautta. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallituksen tehtävänä on toimia yhdistyksen tarkoitusperien ja päämäärien toteuttamiseksi.
Tässä tarkoituksessa hallitus:
johtaa yhdistystä
vastaa yhdistyksen toiminnasta sen kokouksissa tehtyjen päätösten noudattamisesta
vastaa yhdistyksen omaisuudesta ja taloudesta
valitsee yhdistyksen toimintaan kuuluvat toimihenkilöt, antaa heille toimintatavoitteet ja valvoo heidän tehtävien hoitamistaan
kutsuu yhdistyksen kokoukset koolle ja valmistelee kokoukselle esitettävät asiat, sekä tarvittavat materiaalit
toteuttaa muut yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeelliset tehtävät
Hallituksen jäsen ei ole vaalikelpoinen kolmen peräkkäisen toimikauden jälkeisenä vuonna. Hänet voidaan kuitenkin valita puheenjohtajaksi, ellei hän ole tässäkään tehtävässä toiminut kahta peräkkäistä kautta. Käytännöstä voidaan poiketa yhdistyksen kokouksen päätöksellä.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai toiminnanjohtaja.
8. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.
9. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksellä on kaksi vuosittaista kokousta, syyskokous ja kevätkokous.
Heinä-joulukuussa pidettävässä syyskokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:
toimintasuunnitelma ja talousarvio;
puheenjohtajan vaali;
hallituksen jäsenten vaali;
tilintarkastaja ja hänen varamiehensä vaali;
Tammi-kesäkuussa pidettävässä kevätkokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:
vuosikertomus;
tilinpäätös ja tilikertomus;
tilintarkastajien lausunto;
päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä vastuuvelvollisille
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Jäsentä edustaa jäsenen nimeämä yhteyshenkilö tai hänen ollessa estyneenä jäsenen erikseen valtuuttama henkilö. Yhdistyksen kokoukseen osallistuva henkilö voi edustaa vain yhtä jäsentä.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään kymmenen (10) vuorokautta ennen kokousta sähköpostilla tai postitetuilla kirjeillä.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
10. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.